MINI VODIČ: 3 koraka za davanje kvalitetnog feedbacka
Davanje feedbacka: Kako izbjeći 3 najčešće pogreške pri davanju feedbacka članovima tima
Koliko puta ste se mučili i odgađali davanje feedbacka članu tima?
Davanje feedbacka može biti izazovno i često ga odgađamo, iako je ključno za rast i razvoj tima. Koliko puta ste se našli u takvoj situaciji?
"Kako da mu to kažem? Ja ne znam davati feedback."
"Imam li uopće sve informacije oko toga što se dogodilo?"
"Hoće li se osjećati loše? Što ako se naljuti ili rasplače?"
Često onda na kraju zaključite da je najbolje preskočiti davanje feedbacka.
ALI NIJE!
Davanje feedbacka je alat koji vam omogućuje da članove tima vodite prema tome da svi zajedno brže i lakše ostvaruju rezultate.
Kada članovi tima imaju povjerenje da će dobiti kvalitetan feedback, time se gradi veliko povjerenje u lidera.
Imaju li članovi vašeg tima povjerenja u vas?
Mogu li se pouzdati da ćete im dati kvalitetan feedback?
Ili vas, kao i mnoge druge, muče pitanja o tome kako dobro dati feedback?
Bez obzira na to što smo možda svjesni da bi trebalo dati feedback, činjenica je da ga mnogi odgađaju.
Zašto nam je davanje feedbacka često tako teško?
Zbog naših PRETPOSTAVKI! Koje su najčešće negativne.
Naše negativne pretpostavke ulaze u proces davanja feedbacka i stvaraju stanje nelagode i straha koje nas odvraća od ove važne aktivnosti. Na kraju sebi opravdavamo odustajanje – ali davanje feedbacka je važno.
O, da, znamo mi to sebi opravdati - “ni ja ne dobivam feedback, pa što", “pa nije to tako važno" … ali je, važno je.
Pretpostavke možemo podijeliti u tri skupine:
Strahovi koje imamo kada je u pitanju davanje feedbacka svom članu tima ili zaposleniku
Posljednjih 20 godina radila sam s velikim brojem timova, s više od 900 osoba u različitim organizacijama (velikim, malim, srednjim) i pomagala voditeljima, menadžerima, direktorima - liderima - kako da bolje razumiju sebe i svoj tim. Od svih situacija, ovo su najšeći razlozi odnosno strahovi koje čujem od lidera kada trebaju dati feedback:
“Strah me da osoba ne reagira negativno.”
Jedno od najčešćih strahova je da će osoba naš feedback doživjeti negativno i da će se osjećati loše. Lideri često imaju i strah da se osoba ne bi rasplakala, što se ponekad zna dogoditi. Onda, ako se i dogodi, strah nas je vidjeti tuđe suze, na to ipak nismo navikli.
Strah da će primatelj feedbacka ući u neko loše emocionalno stanje i loše se osjećati je sigurno najveći strah i najveća blokada.
"Nisam siguran u svoje davanje feedbacka."
Neki lideri stalno sumnjaju u to imaju li dovoljno informacija, dodatno se raspituju i beskrajno analiziraju kako bi bili sigurni da neće pogriješiti. Boje se da ne daju “krivi” feedback. Naravno, najveća greška je upravo to - odgađanje.
Prilično česta su i pitanja “trebam li na ovo uopće reagirati?”, “stoji li uopće to što trebam reći kao feedback?”, “jesam li ja dovoljno kompetentan/na da dam feedback?” (pogotovo ako dajem feedback nekome tko je možda veći stručnjak od mene, a ja sam mu pretpostavljeni)…
Strah je zapravo da bi moj feedback mogao pogoditi osobu, a da nisam potpuno u pravu.
“Davanje feedbacka nije moja jača strana."
Uvjerenje “ja nisam dobar u tome” je često kod osoba koje i inače misle da nisu dobri komunikatori, da se ne znaju dobro izražavati. “Nisam dobar u tome” misle i oni koji nisu sigurni u svoju kompetenciju, ne znaju kako se to radi.
Različiti su razlozi zbog kojih bi lider mogao sumnjati u svoje sposobnosti, no to je pogotovo izraženo kada je osoba tek nedavno zakoračila u ulogu “lidera” i sve vezano uz vođenje je novo. Još ako sad odjednom vodi tim ljudi koji su joj do jučer bili peerovi, sumnja u to “jesam li ja za to” može biti sasvim razumljiva. Učenje vještina u toj je situaciji hitna potreba.
Većinu naših strahova možemo svesti na: netko se neće dobro osjećati, a to će biti moja krivica.
Davanje feedbacka nećete izbjeći
Bez obzira na strahove i uvjerenja koje možete imati kao lider, davanje feedbacka je neizbježno - čak i izbjegavanje feedbacka je feedback, a za taj možete biti sigurni da nije ono što ste htjeli prenijeti. Ako to ne činite proaktivno i redovito, prije ili kasnije vaš član tima pitat će vas za povratnu informaciju ili mišljenje. U tom trenutku, kao svoj odgovor, vi dajete feedback.
Stoga, koje su najčešće pogreške koje, kao lideri, radimo dok dajemo feedback svom članu tima?
Najčešće pogreške i možda najteže pogreške su:
Davanje feedbacka često obavljamo "vruće", bez pripreme ili promišljanja o tome što želimo reći i postići.
Shvatili smo da je nešto krivo, netko je pogriješio. Razljutili smo se ili smo frustrirani i krenemo odmah dati feedback (čak se katkad bodrimo onom narodnom “željezo se kuje kad je vruće”).
Nismo promislili što, kako i zašto ćemo reći, kako će to utjecati na osobu kojoj dajemo feedback, a kamo li koji cilj želimo postići. To je daleko od smislenog feedbacka i služi samo tome da se ispušem i tako sebi olakšam.
Upitno je možemo li to uopće smatrati feedbackom jer će ga u najboljem slučaju primatelj pripisati našoj ljutnji i smatrati nevažnim. U gorem slučaju, osoba će se osjećati povrijeđeno, a vjerojatno i demotivirano, odnosno možemo postići upravo suprotan efekt od onog koji smo željeli.
Fokusiramo se na problem, pogrešku, umjesto na učenje
Druga greška je da reagiramo samo na grešku, odnosno problem. Problem ili greška kao da nas hipnotiziraju, gledamo u njih, ukazujemo “ovo nije bilo dobro”, tražimo tko je kriv, analiziramo kako je do greške došlo (čak kad to već i vrapci na grani znaju).
Kažemo da je to da bismo iz greške naučili, ali putokaz kako drukčije da se greška ili problem ne bi ponovili često nedostaje.
Razlog zašto se to dogodi je, ponovno, nismo razmisliti što ćemo sad s tim i što i kako želimo da osoba nauči i razvije se. Greška ili problem uistinu mogu biti odlična točka za učenje, ali moramo promisliti o tome što želimo iz te greške naučiti. I zatim napraviti strategiju kako će se to ostvariti.
Davanje feedbacka doživljavamo kao jednosmjernu ulicu
Feedbackom često ne ostvarimo razvojni potencijal osobe koji vidimo jer je bio jednosmjeran. Mi smo rekli što smo imali, čak smo možda i pitali osobu slaže li se - ali to ipak nije dovoljno da bi se osoba uključila i poduzela akciju.
Koliko god iskustva kao menadžer i lider imali, kako god dobro vidjeli i širu i užu sliku i ma kako dobri stručnjaci bili, gotovo sigurno ni u jednoj situaciji nemamo sve informacije niti imamo potpunu sliku situacije (u najmanju ruku ne znamo što osoba kojoj dajemo feedback misli o tome).
Ako davanje feedbacka nismo pretvorili u feedback razgovor, ako nismo s istinskom znatiželjom slušali što član tima ima za reći o situaciji o kojoj razgovaramo, propuštamo iskoristiti feedback za rast i razvoj.
Zamjeramo, ali izbjegavamo davanje feedbacka
Vjerojatno najveća greška od svih je - ne davanje feedbacka. Zna se dogoditi (ne tako rijetko) da u sebi “gutamo”, ljutimo se, zamjeramo, vodimo razgovore s osobom u svojoj glavi, ali ništa od toga ne komuniciramo na van, odnosno ne dajemo nikakav feedback.
S vremenom, u nama se nakuplja frustracija (zamislite samo koliko neugodnih razgovora smo u svojim mislima prošli), sve smo nezadovoljniji, a možda se čak i ljutimo što se naš član tima i dalje isto ponaša.
Nažalost, moguće je da ta osoba ni ne zna da s nečim nismo zadovoljni ili da nešto krivo radi. Možda čak i vidi naše nezadovoljstvo, ali to ne povezuje sa svojim postupcima ili načinom rada.
To je najveća greška jer u konačnici dovodi do vrlo nezdrave atmosfere u timu, a vjerojatno i do još lošijih rezultata.
Kako prepoznajemo kvalitetan feedback?
Kvalitetan feedback prepoznaje se po onome što se događa poslije feedback razgovora.
Mjerljivi pokazatelji su:
3 koraka: Kako dati kvalitetan feedback?
KORAK 1: PRIPREMA ZA DAVANJE FEEDBACKA
Bez obzira što već ptice na grani pjevaju da je dobra priprema recept za bilo kakav uspjeh, mnogi imaju tendenciju da ju prekoče ili se samo “nabrzaka” pripreme.
Priprema će znatno unaprijediti svaku stvar koju radite, a za feedback je od presudne važnosti. O tome će jako ovisiti vaš uspjeh.
Često nam se čini da nemamo vremena, no dobra priprema ustvari štedi vrijeme. Razgovor je efektivniji, kraće traje i donese puno bolji rezultat.
Čak i kad se nešto neposredno dogodilo i feedback trebate dati odmah - odvojite makar minutu i promislite što trebate i želite reći - činit će veliku razliku.
No, kako se pripremiti? Postoji nekoliko važnih faktora koje morate uzeti u obzir.
Za početak, kako bih vam olakšala, pitajte se i definirajte ova tri važna pitanja:
KORAK 2: UKLJUČIVANJE
Kao što sam spomenula u greškama, mnogi smatraju davanje feedback kao jednosmjernu ulicu.
No, kvalitetno “davanje” feedbacka pretpostavlja da je osoba s druge strane uključena, da je aktivan sudionik. Da bismo nešto mogli dati, osoba to treba primiti.
Pobrinite se da davanje feedbacka bude razgovor, da vi kao “davatelj” omogućite osobi da se izrazi, iznese svoje viđenje i na kraju i svoje ideje oko rješenja i daljnjeg razvoja.
Katkad lideri kažu "pa da je osoba znala što treba ne bi tako postupila" ili "pokazala bi to." Možda, ali ne nužno. Dozvolite mogućnost da je i sam član tima u međuvremenu razmišljao o situaciji, nešto shvatio, novo naučio ili čak došao na ideju koja je bolja od vaše (ako još niste, svakako radite na tome da prihvatite takvu mogućnost!).
Uključivanje je jedan od najboljih načina da ljudima pokažemo da nam je stalo do njihovog razmišljanja i, još važnije, da ih ne gledamo samo kroz prizmu greške, nego kroz svo njihovo djelovanje i da pretpostavljamo da se mogu razvijati.
U konačnici, uključivanje daje priliku da budete sigurni što i kako trebate reći da bi osigurali maksimalno prihvaćanje feedbacka. Preduvjet za to je da član tima prvi ima priliku iznijeti svoje mišljenje.
KORAK 3: ZAKLJUČIVANJE
Treći važan korak je kako ćete zaključiti feedback razgovor.
Zaključivanje znači da ćemo rekapitulirati najvažnije točke razgovora i osigurati da i lider i član tima imaju jednako razumijevanje.
Često davanje feedbacka završi bez nekih konkretnih idućih koraka. Svima su poznati sastanci nakon kojih imamo osjećaj da se ništa konkretno nije dogovorilo, zar ne?
Na kraju feedback razgovora trebate dogovoriti jasne korake i tko treba što učiniti, u kojem roku i na koji način. Da, što specifičnije moguće.
Dobrim zaključkom osiguravate da razgovor završi s jasnim smjernicama i time znatno smanjujete mogućnost izgovora, dajete podršku, a sebi osiguravate podlogu za praćenje.
Dobar zaključak poznaje se po motivaciji da se dogovoreno provede. Osim toga, izazvat će zadovoljstvo kod osobe na kraju feedback razgovora.
Čeka li i vas davanje feedbacka?
Priključite se online programu "Feedback koji daje rezultat"
Program se sastoji od:
Naučite kako samopouzdano voditi kvalitetne feedback razgovore.